Organiser un événement commercial consiste à préparer toutes les conditions nécessaires pour atteindre un objectif commercial précis.

Un événement ne doit jamais être présenté comme une simple animation. Il doit répondre à un besoin de l’entreprise : développer la notoriété, générer des contacts, fidéliser des clients, présenter une offre, obtenir des rendez-vous ou créer des opportunités commerciales.

1. Définir l’objectif de l’événement

Avant d’organiser un événement, il faut savoir pourquoi il est mis en place.

Exemples d’objectifs :
– développer la notoriété de l’entreprise ;
– attirer de nouveaux prospects ;
– fidéliser les clients existants ;
– présenter une nouvelle offre ;
– générer des contacts qualifiés ;
– obtenir des rendez-vous commerciaux ;
– créer du trafic en point de vente ;
– renforcer l’image professionnelle de l’entreprise.

Un bon objectif doit être clair, réaliste et mesurable.

2. Identifier la cible

La cible doit être précise.

Exemples :
– prospects professionnels locaux ;
– clients fidèles ;
– anciens clients à réactiver ;
– visiteurs d’un salon ;
– entreprises d’un secteur précis ;
– partenaires potentiels ;
– prescripteurs.

Le jury attend que vous expliquiez pourquoi cette cible est cohérente avec l’événement.

3. Choisir le type d’événement

Le choix de l’événement doit être justifié.

Exemples :
– salon professionnel ;
– journée portes ouvertes ;
– animation en point de vente ;
– démonstration produit ;
– atelier découverte ;
– petit-déjeuner professionnel ;
– webinaire ;
– événement de fidélisation.

Le bon événement est celui qui correspond à l’objectif, à la cible et aux moyens de l’entreprise.

4. Préparer les moyens nécessaires

L’organisation doit prendre en compte plusieurs contraintes.

Vous devez prévoir :
– le lieu ;
– la date ;
– les horaires ;
– le budget ;
– les supports de communication ;
– les invitations ;
– les supports commerciaux ;
– les ressources humaines ;
– le matériel ;
– la logistique ;
– les outils de collecte de contacts ;
– les indicateurs de suivi.

5. Construire un plan d’action

Un événement se prépare avant, pendant et après.

Avant l’événement :
– définir les objectifs ;
– choisir la cible ;
– préparer les invitations ;
– communiquer ;
– préparer les supports ;
– organiser la logistique ;
– répartir les rôles ;
– prévoir les outils de collecte.

Pendant l’événement :
– accueillir les participants ;
– animer l’espace ;
– présenter l’offre ;
– répondre aux questions ;
– collecter les informations ;
– qualifier les contacts.

Après l’événement :
– analyser les résultats ;
– relancer les contacts ;
– organiser les rendez-vous ;
– faire un bilan ;
– proposer des améliorations.

6. Utiliser les bons outils

Outils utiles :
– rétroplanning ;
– budget prévisionnel ;
– tableau de répartition des tâches ;
– liste d’invités ;
– tableau de suivi des contacts ;
– fiche de qualification prospect ;
– questionnaire de satisfaction ;
– tableau de bord événementiel ;
– indicateurs de performance.

Ce que le jury valorise

Le jury valorise une organisation :
– cohérente avec l’objectif ;
– adaptée à la cible ;
– réaliste au regard des moyens ;
– structurée dans le temps ;
– appuyée sur des outils ;
– capable de produire des résultats exploitables.

Erreur fréquente à éviter

Une erreur fréquente consiste à présenter uniquement ce qui s’est passé le jour de l’événement.

Exemple insuffisant :
« Nous avons installé un stand et accueilli les visiteurs. »

Formulation plus professionnelle :
« L’événement a été préparé à partir d’un objectif précis : obtenir des contacts qualifiés. Nous avons ciblé les professionnels locaux, préparé une invitation, organisé l’espace d’accueil et prévu une fiche de qualification pour exploiter les contacts après l’événement. »

À retenir

Organiser un événement commercial, c’est relier :

objectif → cible → type d’événement → moyens → plan d’action → indicateurs → exploitation.